Как отправить электронное письмо, все, что вам нужно знать

Вы ищете руководство о том, как отправить электронное письмо? Вот пошаговое руководство по отправке электронной почты и все, что вам нужно знать. Вы хотите отправить электронное письмо и не знаете, с чего начать? Или, может быть, вы знаете, как отправлять электронные письма, но вам нужны советы о том, как написать электронное письмо. Мы здесь чтобы помочь вам.

Как отправить электронное письмо может показаться простой задачей, но отправка качественного электронного письма — нет. В следующий раз, когда вы захотите общаться по электронной почте, вы поймете, что это гораздо больше, чем просто знание получателя и сообщение, которым вы хотите поделиться. Вот как отправить отличное письмо.

Что вам нужно, чтобы отправить электронное письмо?

Прежде чем показать вам, как отправить электронное письмо, вам необходимо выполнить определенные требования. Чтобы отправить электронное письмо, вам понадобится учетная запись одного из доступных поставщиков услуг электронной почты (в этом руководстве мы будем использовать Gmail), подключение к Интернету, компьютер или мобильное устройство и адрес электронной почты получателя.

Как отправить электронное письмо с помощью Gmail

Допустим, у вас еще нет учетной записи электронной почты; создать учетную запись в Gmail или с помощью одной из популярных альтернатив Gmail. Как только это будет сделано, мы можем перейти к следующему шагу, создав сообщение электронной почты.

1. Войдите в свою учетную запись электронной почты.

Для Gmail перейдите на google.com/gmail и введите свои учетные данные для входа в свою учетную запись электронной почты.

2. Создайте пустое электронное письмо.

Затем начните писать электронное письмо, которое будет отправлено позже. Нажмите кнопку «Написать», чтобы создать пустое электронное письмо. Кнопка создания доступна в левой части веб-сайта Gmail и висит в правом нижнем углу мобильного приложения.

3. Введите адрес электронной почты получателя.

Адрес электронной почты получателя — это адрес человека, которому вы хотите отправить электронное письмо. Если получателей несколько, вы можете использовать CC или BCC. С CC все получатели увидят список других получателей. Получатель не может видеть других получателей того же электронного письма в списке скрытой копии, если они не включены в копию.

Чтобы добавить получателей в Gmail в Интернете, коснитесь поля «Получатели», введите адрес электронной почты получателя и выберите «Копия» или «Скрытая копия», чтобы указать нескольких получателей. Если вы используете приложение Gmail на мобильных устройствах (Android или iOS), введите первого получателя в поле «Кому» и коснитесь стрелки вниз, чтобы увидеть поля «Копия» и «Скрытая копия».

Обратите внимание на адрес, чтобы не передать сообщение не той стороне.

4. Введите тему электронного письма.

Тема электронного письма должна кратко описывать его суть. Для достижения наилучших результатов убедитесь, что тема отражает содержание электронного письма. Будьте очень конкретными и краткими.

Кроме того, тема письма должна бросаться в глаза, чтобы иметь больше шансов убедить получателя открыть ваше письмо. Использование сокращений электронной почты для строк темы может быть полезным, просто используйте их по назначению.

5. Отредактируйте свое электронное сообщение.

Здесь вам нужно поместить все, что вы хотите, чтобы получатель или получатели подробно знали. Но перед отправкой сообщения начните с соответствующего приветствия.

Например, при написании профессиональных писем следует избегать «Уважаемый» или «Здравствуйте». Кроме того, сделайте свое сообщение кратким, соблюдайте соответствующий этикет и правильно форматируйте электронную почту.

Важно, чтобы вы научились различным способам написания профессиональных писем, и вы можете положиться на различные интернет-инструменты, которые помогут вам писать более качественные электронные письма, если у вас возникнут трудности.

6. Заканчивается утверждением.

В сообщениях электронной почты подписи используются для обозначения конца электронного письма. Поэтому всегда стоит ставить подпись в конце. В зависимости от типа электронного письма при написании подписи следует учитывать определенные критерии.

Учтите эти советы при подписании электронного письма:

  1. Используйте свое полное имя.
  2. Используйте подходящую застежку. Считайте одну из лучших профессиональных подписей для писем, связанных с работой.
  3. Включите ваши должности и другую контактную информацию. Это не обязательно, но не помешает включить их.
  4. Подпись также может быть преимуществом.

7. Как отправить электронное письмо с вложением

Вам нужно отправить файлы по электронной почте? Сейчас идеальное время, чтобы добавить вложение. Добавление файлов может потребоваться для процессов приема на работу, когда резюме и резюме являются обязательными.

Но перед прикреплением файла часто рекомендуется сообщить получателю в теле письма, что вы прикрепили файл в нижней части сообщения.

Как прикреплять файлы в Gmail

В мобильном приложении Gmail коснитесь значка скрепки вверху, выберите «Прикрепить файл» или «Вставить с диска», а затем выберите файл, который нужно прикрепить.

При появлении запроса в Интернете щелкните значок скрепки, чтобы загрузить файл, хранящийся на вашем компьютере, или щелкните Google Диск, чтобы загрузить файл, хранящийся в вашей учетной записи Google Диска.

Различные поставщики услуг электронной почты могут иметь ограничения на максимальный размер файла вложения. Для Gmail максимум 25 МБ, но вы можете обойти ограничение, предварительно загрузив файлы на Google Диск.

Если вы хотите отправить более одного файла, повторите ту же процедуру.

8. Отформатируйте и исправьте свой адрес электронной почты.

Прежде чем нажимать кнопку отправки, отформатируйте письмо правильно, убедившись, что все имеет одинаковый размер и шрифт. Убедитесь, что выравнивание и отступы правильные. Наконец, убедитесь, что сообщение представлено таким образом, чтобы его было удобочитаемо.

Gmail позволяет форматировать электронные письма с помощью встроенной кнопки «Параметры формата». Просто нажмите кнопку «Форматировать» (A, подчеркнута), чтобы увидеть, как можно отформатировать сообщение электронной почты в Gmail. Вы можете изменить шрифт, размер, жирность сообщения, подчеркивание, изменить цвет текста и т. Д.

Наконец, просмотрите свое электронное письмо сверху вниз, чтобы убедиться, что адрес получателя правильный и что оно не содержит грамматических и семантических ошибок. Вычитку писем перед отправкой невозможно переоценить.

9. Отправьте электронное письмо

Если все в порядке, пришло время отправить электронное письмо. Нажмите кнопку «Отправить», чтобы отправить электронное письмо.

Понимание того, как отправить электронное письмо

Умение отправлять электронные письма — отличный навык, потому что это важное средство общения. Несмотря на то, что произошел переход к платформам обмена мгновенными сообщениями, электронная почта по-прежнему почитается, особенно на рабочем месте. В следующий раз, когда вы отправите электронное письмо, помните об этих советах.

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.