Как использовать OneNote — технический консультант

Ведение заметок — один из наиболее важных способов хранения и сохранения информации, которая может вам понадобиться. Будь то учеба, работа или просто запоминание чего-то важного, заметки помогут вам сосредоточиться на ключевых деталях и игнорировать ненужную информацию.

Однако делать заметки старым способом – с помощью ручки и бумаги – не всегда хорошее решение. Вы хотите иметь доступ к своим заметкам на всех своих устройствах или просто писать быстрее с помощью клавиатуры.

Специальные приложения для создания заметок в настоящее время являются большим бизнесом и предлагают дополнительные функции, которые просто невозможны при создании заметок вручную. OneNote от Microsoft, безусловно, находится на первом месте, сочетая в себе простоту использования с мощным набором функций.

Вот все, что вам нужно знать об OneNote, в том числе о том, как максимально эффективно использовать его.

Что такое OneNote?

Проще говоря, OneNote — это специальное приложение Microsoft для заметок.

Это одно из основных приложений Office компании, доступное в Microsoft 365. Однако, в отличие от Word, Excel, PowerPoint и многих других, вам не нужно платить за подписку, чтобы использовать его.

OneNote полностью бесплатен, и за него даже нельзя заплатить (если только вам не нужно много облачного хранилища). Это самостоятельное полнофункциональное приложение.

Почему вам следует использовать OneNote

Хотя некоторые приложения для создания заметок могут быть даже более многофункциональными, чем OneNote, приложение Microsoft обеспечивает отличный баланс между простотой использования, функциями и совместимостью между устройствами.

В OneNote отсутствуют некоторые функции, но те, которые есть, легко найти и использовать. Вероятно, наиболее важными из них являются интеграция с почтовым клиентом Outlook и облачным хранилищем OneDrive. Если вы хотите делать заметки во время собрания Teams или создать список на основе электронной почты, это отличный выбор.

И в отличие от некоторых приложений для создания заметок, OneNote доступен на всех ваших устройствах. Сюда входят Windows (10 и 11), Mac, Android, iOS и даже ChromeOS (через Интернет).

OneNote также является отличным приложением, если вам действительно нужен доступ к своим файлам и заметкам, где бы вы ни находились. Оно позволяет синхронизировать все ваши записные книжки с облаком, чтобы они были доступны везде, где бы вы ни находились.

Это зависит от Интернета, но вы все равно можете использовать OneNote в автономном режиме. Любые внесенные вами изменения будут сохранены, а затем загружены в облако при повторном подключении к Интернету.

Лучшие функции OneNote

Вот 10 лучших функций OneNote, которые стоит использовать:

1. Базовая компоновка и функциональность.

Адриан Соболевский-Киверский / Литейный цех

Во-первых, давайте начнем с основ. Пространство, в котором вы будете писать в OneNote, называется страницей. Вверху вы увидите подчеркнутое пустое место, предназначенное для заголовка этой страницы. Ниже вы увидите время и дату создания этой страницы.

Под датой находится сама страница — это ваша рабочая область в OneNote. Вы сразу увидите, что это не то же самое, что текстовые редакторы, такие как MS Word. Здесь нет установленных строк, и текст по умолчанию не начинается слева от страницы. Вы можете начать писать в любом месте этого пространства — просто щелкните посередине страницы и начните писать там, закончите одно предложение и щелкните справа, чтобы начать там другое.

Это поможет вам создавать больше заметок в свободной форме, что станет еще лучше, когда вы начнете вставлять в текст другой контент. Это означает, что создавать диаграммы, интеллект-карты и другие творческие заметки — не только текст — чрезвычайно легко!

2. Используйте блокноты, разделы и страницы.

Адриан Соболевский-Киверский / Литейный цех

Теперь давайте посмотрим на вашу базовую навигацию в OneNote. В качестве приложения для заметок программное обеспечение Microsoft копирует реальные ноутбуки.

Базовая структура приложения — это возможность добавлять свои блокноты, которые затем делятся на разделы и последующие страницы. Это позволяет легко разделить все необходимое между конкретными блокнотами и хранить их в отдельных разделах и страницах.

В левой части окна OneNote вы увидите два столбца. В левом находятся ваши разделы, а в правом — страницы внутри выбранного раздела. Здесь вы перемещаетесь по выбранному вами блокноту.

Если вы хотите выбрать другую записную книжку, вы можете щелкнуть имя своей записной книжки на панели над этими двумя столбцами и изменить там другую записную книжку. Если вы хотите добавить раздел или страницу, вы можете сделать это, щелкнув правой кнопкой мыши внутри нужного столбца или просто нажав кнопку «Добавить раздел/Добавить страницу» внизу каждого столбца.

3. Создайте списки дел (и добавьте теги)

Адриан Соболевский-Киверский / Литейный цех

Теперь давайте рассмотрим первую функцию, которая поможет вам с рабочей нагрузкой — создание списка дел. На главной панели вы можете быстро создать его, щелкнув значок флажка. Это создаст окно дел на выбранной вами странице, которое вы можете легко редактировать и перемещать внутри страницы.

На панели инструментов вы должны увидеть небольшую стрелку вниз справа от значка флажка. Нажмите на него, затем выберите, какой из других тегов вы хотите добавить на свою страницу. Существует несколько предустановленных параметров, но вы можете добавить свои собственные и выполнить поиск, используя их.

4. Добавление контента в заметки

Адриан Соболевский-Киверский / Литейный цех

Делать качественные, легко усваиваемые конспекты – это не только писать. Microsoft знает об этом, поскольку OneNote предлагает очень широкий спектр надстроек, которые вы можете включать в свои заметки.

Чтобы начать добавлять контент на свою страницу, перейдите на вкладку «Вставка» в верхней части окна. Оказавшись там, вы сможете прикреплять файлы разных форматов и вставлять их в заметки. Конечно, есть изображения, но вы также можете записывать аудиофайлы в реальном времени и даже добавлять PDF-файлы в свои блокноты.

5. Добавьте встречи из Outlook.

Адриан Соболевский-Киверский / Литейный цех

На вкладке «Вставка» есть еще одна важная функция — интеграция с Outlook. Щелкнув «Сведения о собрании», вы сможете войти в систему с помощью учетной записи Microsoft.

свою учетную запись Microsoft в OneNote, который позже сможет загрузить сведения о вашей встрече из вашей электронной почты. Это помогает вам систематизировать заметки о собраниях, автоматически присваивать им названия и добавлять метаданные, такие как время собрания, а также приглашенные гости.

Интеграция OneNote с Outlook также позволит вам быстро отправлять заметки по электронной почте, что очень помогает учащимся, которые делятся заметками.

6. Параметры рисования

Адриан Соболевский-Киверский / Литейный цех

У Microsoft есть еще один козырь в рукаве — поддержка рисования и пера.

Это отличный инструмент для художников, а также для студентов, которым необходимо добавлять в свои заметки сложные уравнения или геометрические фигуры — иногда гораздо проще просто нарисовать их, чем пытаться найти правильные знаки на клавиатуре. Конечно, если вы просто хотите рисовать, это тоже отличный способ сделать это.

7. Измените дизайн

Адриан Соболевский-Киверский / Литейный цех

Перейдя на вкладку «Вид» в верхнем меню, вы увидите различные возможности, которые Outlook предоставляет вам, когда дело касается вашего рабочего пространства. Иногда черный чистый лист, который вы достаете из коробки, может вам не понравиться — здесь вы можете его изменить.

Вы можете легко изменить цвет листа, а также добавить линии, поля и другие стилистические параметры. Вы также можете включить режим чтения, если вы здесь, чтобы прочитать то, что вы написали раньше.

8. Синхронизируйте свои заметки с облаком

Адриан Соболевский-Киверский / Литейный цех

Хранить заметки только в одном месте — не очень хорошая идея. Будь то конфиденциальные рабочие документы или важные школьные материалы, вы не хотите потерять свои файлы, если что-то случится с вашим компьютером.

Вот почему OneNote дает вам возможность хранить ваши записные книжки в облаке, а это означает, что они доступны где угодно через Интернет.

Чтобы начать синхронизацию записных книжек, сначала вам нужно зайти в меню записных книжек. Оказавшись там, выберите блокноты, которые вы хотите синхронизировать с облаком, и щелкните их правой кнопкой мыши. Как только вы увидите всплывающее меню, просто нажмите на опцию «Синхронизировать». Там вас спросят, хотите ли вы синхронизировать только выбранный блокнот или все ваши блокноты. Выберите вариант, который соответствует вашим потребностям.

9. Поделитесь своими блокнотами с другими

Адриан Соболевский-Киверский / Литейный цех

Не всегда хочется делать заметки самостоятельно. Будь то на работе или в школе, совместная работа над заметками — отличный способ сделать их еще лучше. OneNote позволяет вам поделиться записной книжкой с любым количеством людей.

Для этого вам сначала придется синхронизировать его с облаком. Затем нажмите значок «Поделиться» в правом верхнем углу. Когда появится всплывающее меню, запишите адрес электронной почты человека, которого вы хотите добавить в качестве соавтора в свой блокнот, и предоставьте ему права — это может быть либо режим только для чтения, либо режим чтения и редактирования. Нажмите «Поделиться», после чего получатель получит электронное письмо с уведомлением об общем документе.

10. Защитите свои заметки паролем

Адриан Соболевский-Киверский / Литейный цех

Даже если вы синхронизируете свой блокнот с облаком или работаете над ним с другом или коллегой, иногда вам также необходимо немного конфиденциальности в своих заметках. Вот тут-то и пригодится функция пароля.

Вы можете защитить свои разделы паролем, что позволит вам держать записные книжки открытыми, но при этом сохранять некоторые их части защищенными от посторонних глаз. Эту функцию чрезвычайно легко включить: просто щелкните правой кнопкой мыши раздел, который вы хотите защитить паролем, и выберите параметр «Защита паролем» внизу списка. Теперь нажмите «Добавить пароль» и установите пароль для раздела.